Ga terug naar nieuws

Samen processen verbeteren bij Wageningen University Gepubliceerd op 08/04/2019

Samen met @LeanENT B.V. zijn wij hiermee aan de slag gegaan. Eerst hebben we een afbakening gemaakt van het proces dat we als eerste wilde verbeteren: ‘Opstarten van onderzoeksprojecten’. Dit proces start op het moment dat we een GO krijgen van de financier voor ons onderzoeksproject en eindigt op de eerste dag van het onderzoek. Het is een proces waar veel verschillende stafdiensten bij betrokken (zouden moeten) zijn en waar veel afstemming nodig is (denk bv. aan ondertekening contract, aanstelling van personeel, aanmaken project in financiële administratie, check op risico’s etc.). 

Het in kaart brengen van de startsituatie leverde veel inzichten op. Zichtbaar werd dat we in het proces weinig afstemming hadden, dat sommige afdelingen helemaal niet werden aangehaakt, dat verschillende mensen hetzelfde werk deden, dat we documenten op veel verschillende plekken opsloegen en dat onze onderzoekers bij iedere afdeling los zijn zaken moest regelen. Een hoop verspilling en een situatie die ver afstaat van onze doelstelling.

startsituatie WUR

In een periode van een paar maanden zijn we door dagelijks samen te verbeteren naar een heel nieuw proces gegaan. En niet alleen een proces dat opnieuw is omschreven, maar die ook is geborgd in werkinstructies en die door alle stafdiensten wordt uitgevoerd! We zijn begonnen met een zogenaamd pitstop-proces waarin de onderzoeker na de GO van de financier met alle relevante stafafdelingen in één keer aan tafel zit. Op basis van vastgestelde criteria wordt bepaald welke stafdiensten aanwezig moeten zijn. Tijdens deze afspraak worden alle benodigde acties besproken en onduidelijkheden helder gemaakt. Door middel van een digitale omgeving en een stoplichtsysteem kan de onderzoeker van alle acties de status zien, deze omgeving wordt ook gebruikt om alle documenten op één plek op te slaan. Door deze afspraak is de onderzoeker in een half uur ontzorgt en weet zij/hij dat op de eerste dag van het onderzoek alles is geregeld: het contract is getekend, het personeel is aangesteld, er is een project in het financiële systeem waarop bestellingen kunnen worden gedaan, alle risico’s van het project zijn in kaart gebracht, etc. Een mooie efficiëntie slag; in één afspraak heeft de onderzoeker met alle stafdiensten de benodigde acties afgestemd. pitstopproces WUR

Dit nieuwe proces levert ons enorme tijdwinst en ook kwalitatief veel betere dossiers op. Onduidelijkheden en aandachtspunten worden in een vroeg stadium besproken, waardoor fouten en herstelkosten worden voorkomen. Wij zijn hier erg blij mee en hebben het idee dat we onze onderzoekers met dit nieuwe proces ‘integraal ontzorgen op een efficiënte wijze’. En dat denken wij niet alleen, de onderzoekers geven ons in de evaluaties steevast een 8 of hoger! Samen dagelijks verbeteren loont!

En omdat we de smaak te pakken hebben zijn we ook al met het verbeteren van andere processen aan de slag! Uiteraard richting onze doelstelling, maar hoe we daar precies komen? Dat zal het dagelijks verbeteren ons uitwijzen.


Email

Contact

Adres:

LeanENT
Laan van Westenenk 739 b
7334 DL Apeldoorn
T: 055-538 55 70
E: info@leanent.nl